Steidzami atzīmēts fakss - dodiet to priekšniekam ātrāk, e-pasta vēstules, kas aizpildīja lodziņu, ir jāizjauc, pastnieka atnestā vēstuļu kaudze un pāris pakas ir steidzami "jāizkaisa" pa nodaļām, un darbinieks uzrakstīju atvaļinājuma pieteikumu. Šeit jums ir gan sludinājumi, gan svarīgi grāmatvedības dokumenti. Sekretāra darbs ir grūts! Ir vērts pazaudēt vienu "papīra gabalu", jo izrādās, ka no tā atkarīgs organizācijas liktenis un jūsu karjera. Lai vienmēr varētu atrast to vai citu dokumentu, jums jāspēj pareizi reģistrēt korespondence.
Nepieciešams
- Ienākošās sarakstes reģistrs,
- izejošo pastu žurnāls,
- piezīmjdatori ar 96 loksņu tilpumu,
- organizācijas formas,
- mapes.
Instrukcijas
1. solis
Jums jāreģistrē visa ienākošā un izejošā sarakste, turklāt saņemšanas vai nosūtīšanas dienā. Visu veidu korespondence ir jāreģistrē: pasta sūtījumi, e-pasti, faksi, kas personīgi piegādāti īsziņas rokās. Svarīgi e-pasta ziņojumi (ienākošie un izejošie) būtu jādrukā un jāreģistrē tāpat kā cita veida korespondence. Turklāt ir jāreģistrē iekšējā sarakste: piezīmes, dienesta piezīmes, paskaidrojumi, paziņojumi, sūdzības.
2. solis
Lai reģistrētu korespondenci, veiciet īpašus reģistrācijas žurnālus. Atkarībā no konkrēta veida korespondences apjoma varat izveidot vispārīgus ienākošās un izejošās korespondences žurnālus vai papildus tos sadalīt pa veidiem. Piemēram, izveidojiet žurnālu ienākošo un izejošo e-pastu ierakstīšanai. Neatkarīgi no sarakstes apjoma ir ērti izveidot atsevišķu žurnālu ienākošo un izejošo faksu reģistrēšanai.
3. solis
Ja jums nav speciāla korespondences reģistrācijas žurnāla, kas būtu iespiests tipogrāfijā, paņemiet parasto burtnīcu un izklājiet to. Ienākošo vēstuļu žurnālā norādiet ziņojuma numuru, saņemšanas datumu, kā arī korespondences veidu, ja jums ir kopīgs žurnāls visiem ziņojumu veidiem, sākot no elektroniskā līdz faksimilam. Atsevišķā slejā īsi aprakstiet vēstules saturu. Nākamajā slejā ierakstiet galvas izšķirtspēju un tās personas vārdu, kurai vēstule tika nodota izpildei. Praksē, ja jautājumu kontrolē konkrēta persona, daudzas vēstules nesasniedz vadītāju, bet tiek nekavējoties pārsūtītas izpildītājam, tāpēc jums nevajadzētu padarīt šo kolonnu lielu. Vēlams atstāt vietu parakstam ar izpildītāja uzvārdu vai blakus tam, norādot, ka viņš ir saņēmis dokumentu. Ja galva ir uzdevusi sekretārei kontrolēt dokumenta "izpildi", tad atsevišķā kolonnā piezīme par kontroli tiek ievietota ar sarkanu tinti (burts "K" vai vārds "kontrole"). Pēc tam, kad esat pabeidzis ar šo dokumentu saistītā pasūtījuma izpildi, ielieciet atzīmi uz izpildi, kā arī vēstules "uz lietu" pārsūtīšanu (norādiet lietas numuru un tās izveidošanas datumu).
4. solis
Korespondences reģistrs ir nepieciešams arī visiem izejošajiem ziņojumiem. Izejošo vēstuļu žurnālā ir mazāk kolonnu nekā ienākošās korespondences žurnālā. Tāpat kā ienākošo vēstuļu reģistrā, izejošo vēstuļu reģistrā izveidojiet kolonnu ar vēstules sērijas numuru, kolonnu ar datumu, tikai nosūtīšanas vēstuli ar nosūtītās korespondences veidu (ja nepieciešams), ar ziņojuma kopsavilkumu - dokumenta (vēstules) autora uzvārdu, kā arī kolonnu ar lietas numuru, kur iesniegta ziņojuma kopija.
5. solis
Īpašā veidā jums jāreģistrē korespondence, kuru nosūtāt pa pastu. Pa pastu nosūtīto vēstuļu reģistrācija tiek veikta uz organizācijas veidlapas. Labāk ir nosūtīt ne vairāk kā 7-10 vēstules vienlaikus. Ar roku vai datorā veidlapā ierakstiet nosūtīšanas datumu, zemāk par katru pa pastu nosūtīto vēstuli norādiet ieraksta sērijas numuru, organizācijas nosaukumu, tās atrašanās vietu (jūs varat norādīt tikai pilsētu vai novads). Labajā pusē atstājiet vietu. Šeit, saņemot čeku pa pastu, jums jāievada pasta numuri no tā (parasti 6-8 cipari). Zem katra sūtījuma organizācijas nosaukuma ierakstiet nosūtāmo dokumentu numurus un datumus vai citu informāciju, kas ļauj tos identificēt. Pasta nodaļā šo sarakstu apliecina pasta zīmogs. Jūs varat to iesniegt atsevišķā mapē vai mapē, kurā tiek saglabāti izejošie ziņojumi.
6. solis
Katra iekšējās sarakstes veida reģistrēšanai ir nepieciešams atsevišķs žurnāls. Katrā žurnālā norādiet dokumenta numuru, tā datumu, autora uzvārdu, kopsavilkumu, galvas izšķirtspēju, izpildītāja uzvārdu, kontroles zīmi, kā arī lietas numuru.
