Jebkura uzņēmuma vai organizācijas darbība neatkarīgi no īpašumtiesību formas nav iespējama bez dokumentu pārvaldības, kas faktiski ir šīs darbības apstiprinājums. Dokumentu aprites apvienošana tika veikta vēl pagājušā gadsimta 79. gados, taču toreiz izveidotie standarti ar nelielām izmaiņām un papildinājumiem ir spēkā arī šodien.
Instrukcijas
1. solis
Vienotā dokumentu pārvaldības sistēma, kas nepieciešama organizācijas darbību atbalstam, ietver trīs veidu dokumentus:
- organizatorisks;
- administratīvā;
- informācija un atsauce.
Pēdējais dokumentu veids ir palīgs attiecībā pret diviem pirmajiem un atšķirībā no tiem nav obligāts izpildei. Tie satur jebkādu īpašu pakalpojumu informāciju, kas nepieciešama gan vadības lēmumu pieņemšanai, gan pareizai izpratnei un ieviešanai.
2. solis
Atsauces dokumentos ietilpst: biznesa biļeteni; telegrammas un telefona ziņojumi; dienests, ziņojums un paskaidrojumi; kopsavilkumi, pārskati un informatīvie ziņojumi, akti. Šo dokumentu saturu var ņemt vērā vai izraisīt darbību, pamatojoties tikai uz šo informāciju. Šī ir svarīga darbplūsmas daļa, bez kuras nav iespējams organizēt nevienu ražošanas procesu.
3. solis
Ja mēs runājam par noteiktiem informācijas un atsauces dokumentu veidiem, lielākā daļa no tiem parasti ir informatīvas vēstules, kurās autori respondenta uzmanībai pievērš dažus faktus, informāciju par precēm, gaidāmajiem notikumiem vai aktivitātēm. Tie var būt gan proaktīvi, gan tādi, kas ir uzrakstīti ziņojuma veidā par piešķirto uzdevumu izpildi no vecāku organizācijām ar visaugstāko vadības līmeni. Pašu motivētas pārdošanas vēstules attiecas arī uz informāciju un atsauces dokumentiem.
4. solis
Kopsavilkums, pārskats vai informatīva piezīme - dokumenti, kas satur dažu tāda paša veida faktu, lietu vai notikumu aprakstu, kuros var būt īss kopsavilkums, taču šī prasība nav obligāta. Parastos sertifikātus var sagatavot pēc ieinteresēto personu vai personu pieprasījuma, un tie var būt dokumenti, kas apstiprina jebkuru faktu. Tie ir, piemēram, algas, ģimenes sastāva, darba vai mācību vietas sertifikāti utt.
5. solis
Pakalpojuma piezīmes parasti izmanto kā informācijas apmaiņu starp departamentiem, kuri nav tieši atkarīgi no ražošanas. Ziņojumi tiek rakstīti tiešajam vadītājam, lai informētu par faktiem, kas viņam jāzina dežūras laikā. Darba disciplīnas pārkāpumu gadījumos tiek izmantoti paskaidrojumi, tos pārkāpēji paši raksta, lai izskaidrotu savu rīcību. Aktus, kas apstiprina konkrētu faktu, sastāda kopīgi un paraksta vismaz 3 pārbaudes vai darbības dalībnieki.
