Noraidījuma vēstule ir ļoti specifiska biznesa korespondences daļa. Tajā jāiekļauj negatīva atbilde uz klienta pieprasījumu vai partnera priekšlikumu. Tajā pašā laikā ir svarīgi uzturēt labas attiecības ar vēstules saņēmēju. Lai nepārprotami paustu savu nostāju, bet neapvainotu adresātu un atstātu sev labvēlīgu iespaidu, ievērojiet atteikuma rakstīšanas pamatnoteikumus.
Nepieciešams
- - organizācijas oficiālā veidlapa;
- - dators;
- - printeris.
Instrukcijas
1. solis
Izstrādājiet savu vēstuli. Neatstājiet novārtā šo dokumentu sagatavošanas posmu. Tas ļaus sakārtot domas un izvēlēties vispareizākās frāzes.
2. solis
Sāciet tekstu ar tradicionālo adresātu adresātam: "Cienījamais Ivan Ivanovič!" vai "Cienījamais Ivanova kungs!" Nelietojiet citus formulējumus, jo rakstveida atteikums ir oficiāls.
3. solis
Augšējā kreisajā stūrī norādiet vēstules adresātu: uzņēmuma vārdu, amatu, uzvārdu, darbinieka iniciāļus vai privātpersonas uzvārdu un iniciāļus. Informācija par jūsu uzņēmumu tiks parādīta oficiālajā veidlapā augšējā labajā stūrī.
4. solis
Uzrakstiet dokumenta galveno pamattekstu. Vispirms atkārtojiet saņemto pieprasījumu vai priekšlikumu. Protams, jums nav pilnībā jāpārraksta ienākošā dokumenta teksts. Pietiek ar dažu vārdu kopsavilkumu par būtību, izmantojot tradicionālos biznesa runas pavērsienus: "Saskaņā ar jūsu pieprasījumu pēc pasūtījuma kopijas …" vai "Atbildot uz jūsu lūgumu pagarināt koncesijas kreditēšanas termiņu, mēs informējam … ".
5. solis
Pēc tam uzskaitiet atteikuma iemeslus. Negatīvās atbildes skaidrojumam jābūt īsam, loģiskam, pēc būtības stingram, bet ne skarbam pēc formas. Nekropļojiet situāciju, neuzrādiet neesošus faktus un neticamus argumentus. Kad vien iespējams, dublējiet savus vārdus ar atsaucēm uz likumiem un noteikumiem. Bet nevajag nonākt galējībās. Pārslogojot vēstuli ar gariem paskaidrojumiem un izteiksmīgu atvainošanos, jūs riskējat vēl vairāk sašutināt adresātu.
6. solis
Vēstules beigu daļu sāciet ar standarta formulējumu, kas ļauj jums palikt pieklājīgam, taču nepārprotamam lēmumā: "Ņemot vērā iepriekš minētos faktus, mums diemžēl ir jāatsakās sadarboties ar jūsu uzņēmumu" vai "Mēs nožēlojamies jūs informēt ka nav iespējams pagarināt kredītlīniju tālāk. "…
7. solis
Mēģiniet mazināt noraidījumu. Šajā nolūkā informējiet adresātu par citām sadarbības iespējām, par jauniem jūsu uzņēmuma pakalpojumiem, kurus viņš var izmantot ar atvieglotiem noteikumiem, par iespēju pēc noteikta laika atkārtoti izskatīt viņa pieprasījumu utt. Visai informācijai jābūt pilnīgi pareizai un atjauninātai.
8. solis
Atkārtoti izlasiet vēstules projektu. Izlabojiet kļūdas, veiciet nepieciešamos papildinājumus un labojumus. Izdrukājiet atteikumu organizācijas oficiālajā veidlapā, parakstiet to ar vadītāju un nosūtiet adresātam.
