Dokumentu uzskaite ir uzziņu grāmata, kas atklāj dokumentu sastāvu un saturu, sistematizē un ņem vērā tos visu dokumentu kopuma ietvaros. Krājumu sastādīšana ir svarīgs dokumentu apstrādes un pasūtīšanas posms, kura mērķis ir ne tikai dokumentu drošība, bet arī skaidra to noformēšana.
Instrukcijas
1. solis
Veiciet dokumentu saraksta reģistrāciju uz organizācijas veidlapas (ja tāda ir). Tas nav vajadzīgs, bet vēlama prasība šādiem dokumentiem. Jebkurā gadījumā jānorāda organizācijas nosaukums.
2. solis
Pierakstiet nosaukumu, kurā jābūt informācijai, kas nosaka inventarizācijā iekļauto dokumentu īpašumtiesības. Piemēram, "Dokumentu uzskaite krimināllietā", "Atestācijas lietā pieejamo dokumentu uzskaite", "Vīzas uz Dāniju dokumentu uzskaite" utt. Ja organizācija regulāri sastāda krājumus, pierakstiet krājuma sērijas numuru.
3. solis
Izveidojiet tabulu, kas sastāv no šādām sadaļām: "p / p skaits", "dokumenta nosaukums", "loksņu skaits dokumentā". Lūdzu, aizpildiet visus uzskaitītos laukus. Pēc vajadzības pievienojiet tabulai uzmeklēšanas slejas. Piemēram, Lapas no _ līdz _, Lappušu numuri, Vērtība, Piezīme utt.
4. solis
Zem tabulas uzrakstiet, cik lapu, dokumentu vai kopiju esat iekļāvis inventārā. Rakstiet cipariem un vārdiem: 3 (trīs), 25 (divdesmit pieci).
5. solis
Pabeidz inventāra sastādīšanu ar organizācijas vadītāju parakstiem, vienādi vai citādi atbildīgiem par šīs uzskaites veikšanu (personāla nodaļas inspektors, ražošanas vadītājs utt.). Pierakstiet vadītāja amata vārdu un uzvārdu, vārdu un patronīmu. Ja nepieciešams, dokumentā iekļaujiet pilnu vārdu. un tās personas paraksts, kura dokumentus nodeva un pieņēma.
6. solis
Norādiet arī dokumenta datumu. Tas var atrasties gan inventāra beigās, gan sākumā gan dokumenta kreisajā, gan labajā pusē. Organizācijas zīmogu inventārā neuzliek.
7. solis
Dokumentu saraksts tiek sastādīts divos eksemplāros: viens paliek organizācijā, otrs tiek uzrādīts pieprasījuma vietā.
