Kad organizācija uzkrāj dokumentāciju, kurai nepieciešama īstermiņa vai ilgtermiņa glabāšana, tā ir jāsakārto un jāsadala mapes ar mīkstu vai cietu vāku. Katram konkrētam gadījumam var būt savas prasības arhīva noformējumam un darba secībai, jo šajā jomā nav stingru likumdošanas standartu. Tomēr tas nosaka pamatprincipus, kurus pieredzējuši ierēdņi parasti ievēro.
Nepieciešams
- - melns svina zīmulis;
- - lietvedības īlens (vai UPD ierīce);
- - skava;
- - adata adīšanai;
- - aukla vai neilona pavediens;
- - šķēres;
- - balta papīra lapa;
- - kancelejas līmi;
- - piesegt.
Instrukcijas
1. solis
Pēc dokumentācijas vērtības izpētes numurējiet to, katras lapas augšējā labajā stūrī ievietojot sērijas numuru (hronoloģiskā secībā) ar melnu svina zīmuli. Sāciet ar pirmo maiņu; ietverto dokumentu virsrakstu saraksts un pēdējā lappuse nav numurējami. Pārliecinieties, ka skaitļi neietilpst tekstā.
2. solis
Katra dokumenta kreisās malas vidū izveidojiet divus urbumu pārus ar īpašu ierakstu īli. Lai papīru kaudze nesadalītos, nostipriniet to skavā. Parasti ierēdņi ievieto caurumus vertikālā līnijā, atstājot vismaz 3 cm starp katru atveri. Ja loksnei ir šaura mala, pie malas varat pielīmēt baltu sloksni.
3. solis
Lai mirgotu dokumentāciju, izmantojiet īpašu mašīnu (UPD). Tas ievērojami samazinās jūsu darbu, jo ar šo ierīci jūs varat caurdurt 10 cm biezu dokumentu kaudzi vienlaikus. Rūpīgi izlasiet instrukcijas un rūpīgi strādājiet - urbis kļūst ļoti karsts.
4. solis
Sāciet mapes šūšanu, izmantojot īpašu bankas auklu vai stipru neilona diegu un šujamo adatu. Divas reizes zibspuldzējiet arhīvu, lai veiktu drošu apņemšanos. Izvelciet auklas vaļīgās "astes" (apmēram 5-6 cm) caur vidējo caurumu "grāmatas" šuvuma pusē un izveidojiet stingru mezglu.
5. solis
No bieza balta papīra izgrieziet apli (apmēram 4 cm diametrā) un pielīmējiet ar to mezglu. Izmantojiet parasto kancelejas līmi. Paņemiet uzlīmi ar zīmogu, zem tā piestipriniet sertifikāta parakstu un datumu. Ja mape jau ir savīta bez apstiprinājuma lapas, ir atļauts to ielīmēt vāka iekšpusē.
6. solis
Ievietojiet šņorēto mapi īpašā vāciņā vai iesiet dokumentus ar mašīnu. Ilgtermiņa arhīvam ieteicams izvēlēties cietu vāku, citos gadījumos der arī kartona "drēbes" vai no bieza pārklājuma papīra. Jebkurā gadījumā tam vajadzētu būt biznesa drukas izstrādājumam, kas izstrādāts atbilstoši korporatīvajam stilam.
