Stingras atbildības formas, kas sabojātas darba procesā vai slikti iespiestas tipogrāfijā, nevar vienkārši izmest. Tie ir rūpīgi jāizsvītro pa diagonāli un jāuzglabā metāla seifā.
Instrukcijas
1. solis
Bojātas vai nepilnīgas stingru ziņojumu veidlapas jāuzglabā piecus gadus. Pēc šī perioda organizējiet veidlapu uzskaiti, kurai jāapstiprina bojāto vai neizmantoto dokumentu faktiskā klātbūtne, kas vairs nav vajadzīgi objektīvu iemeslu dēļ. Šādi iemesli var būt, piemēram, norāde uz kvītīm, apdrošināšanas polises, rēķinu formas viesnīcām un citas organizācijas vecās juridiskās adreses formas. Inventarizācijas procesā iestatiet precīzu norakstāmo veidlapu skaitu, to numurus, identificējiet dokumenta bojājumu cēloni. Uz muguras, kas paliek no noplēšanas veidlapām, kuras organizācija izsniegusi savas darbības laikā, arī veic pārbaudi.
2. solis
Mēnesi pēc inventarizācijas savāciet komisiju par stingru ziņojumu veidlapu iznīcināšanu. Komisijai jāpārbauda visas izmantotās un bojātās veidlapas, to daudzums un, pamatojoties uz paveikto darbu, jāsastāda norakstīšanas un iznīcināšanas akts.
3. solis
SSO norakstīšanas akta forma tiek izstrādāta tieši iestādē. Piešķiriet aktam numuru, uzskaitiet materiāli atbildīgo personu, norādiet organizācijas nosaukumu. Sāciet akta tekstu, uzskaitot komisijas locekļus, norādot viņu vārdus un uzvārdus, ieņemamos amatus. Pēc tam sastādiet tabulu, kuras pirmajā kolonnā norāda veidlapas numuru, otrajā - iznīcināšanas iemeslu, bet trešajā - norakstīšanas datumu. Skaitļos un vārdos norādiet iznīcināmo veidlapu skaitu, savāciet visu komisijas locekļu parakstus, atšifrējiet šos parakstus, akta beigās ievietojiet datumu.
4. solis
Pamatojoties uz parakstīto aktu, iznīciniet stingrās atbildības veidlapas. Iznīcināšana ir papīra nesēja, uz kura tiek drukāta forma, fiziska iznīcināšana bez atgūšanas iespējas. Norakstītos dokumentus nodod caur smalcinātāju vai sadedzini.
