Arhīvā glabātie dokumenti, kuriem beidzies derīguma termiņš, tiek iznīcināti, kas tiek veikti vairākos posmos. Pirmkārt, tiek atlasīti dokumenti, izveidota komisija, sastādīts akts un smalcinātājiem notiek tieša iznīcināšana.
Nepieciešams
- - iznīcināšanas akts;
- - iznīcināšanas akts;
- - smalcinātājs (papīra smalcināšanas mašīna).
Instrukcijas
1. solis
Visi arhīva dokumenti tiek ik gadu pārskatīti, lai tos atlasītu iznīcināšanai. Tas ļauj savlaicīgi atbrīvot vietu jauniem dokumentiem, kas saņemti no uzņēmumiem arhīvu glabāšanai.
2. solis
Atlasiet iznīcināšanai paredzētos dokumentus. Lielākā daļa arhīvu dokumentu ir glabāti 75 gadus. Dokumentu atlasi veic arhīva darbinieki.
3. solis
Pēc tam, kad esat atlasījis dokumentus, sastādiet iznīcināšanas aktu. Akts ir pilnīgs iznīcināmo dokumentu saraksts. Nepieciešams norādīt katra dokumenta sērijas numuru, aprakstu. Katra dokumenta priekšā norādiet raksta vai normatīvā dokumenta numuru, uz kura pamata tiek norakstīta. Vadieties pēc tipisko dokumentu saraksta.
4. solis
Paturiet prātā, ka sarakstā, iespējams, nav visu norakstāmo dokumentu nosaukumu, tāpēc arhivāram patstāvīgi jāizlemj, kuram pantam vai standarta noteikumam pieder konkrētais dokuments.
5. solis
Iznīcināšanas akts jāsastāda saskaņā ar 2002. gada pielikumu Nr. 4 "Par arhīvu darbības pamatnoteikumiem". Aizpildītais dokuments jāparaksta visiem izveidotās komisijas locekļiem un pilnvarotam arhīva administrācijas pārstāvim.
6. solis
Izpildītajam aktam pievienojiet vēl vienu aktu, kurā norāda iznīcināmo dokumentu kopējo skaitu, kā arī to kopējo svaru. Neaizmirstiet, ka pirmais akts bez otrā tiek uzskatīts par nederīgu. Un, ja pārbaudes laikā tiek konstatēts šāds pārkāpums, jūsu arhīva atbildīgajam pārstāvim var tikt uzlikts administratīvais sods.
7. solis
Jūs varat uzticēt tiešu iznīcināšanu specializētai organizācijai, kas nodrošina šāda veida masu pakalpojumus un kurai ir rūpnieciski smalcinātāji, vai arī jūs varat veikt iznīcināšanu pats, ja jūsu organizācijai ir savs smalcinātājs.
