Jebkuras organizācijas darbība ietver darbu ar dokumentiem. Daži no viņiem laika gaitā zaudē savu nozīmi un netiek izmantoti darbā. Lai atbrīvotos no nevajadzīgiem papīriem, tos parasti iznīcina. Dokumentu iznīcināšana jāveic stingri saskaņā ar noteikumiem, kas noteikti biroja darbā.
Nepieciešams
- - iznīcināšanas akts;
- - tehniskie līdzekļi dokumentu iznīcināšanai.
Instrukcijas
1. solis
Pārbaudiet dokumentu iznīcināšanas procedūru. Tas attiecas gan uz papīra dokumentiem, gan uz elektroniski sagatavotiem dokumentiem. Parasti tiek iznīcināti dokumenti, kas zaudējuši praktisko vērtību un kuriem ir beidzies glabāšanas laiks. Tas galvenokārt attiecas uz personāla un grāmatvedības dokumentiem.
2. solis
Veikt dokumentu vērtības pārbaudi. Tā rezultātā būtu jākonstatē par to dokumentu piešķiršanu un sagatavošanu iznīcināšanai, kuri vairs nav pakļauti uzglabāšanai. Dokumentu glabāšanas periodu nosaka pašreizējā jūsu organizācijas failu nomenklatūra. Dažos gadījumos termini tiek noteikti saskaņā ar federālajiem likumiem, valdības dekrētiem, departamentu vai standarta dokumentu sarakstiem.
3. solis
Sastāda dokumentu iznīcināšanas aktu, katras virsrakstu grupas priekšā noliekot struktūrvienības nosaukumu. Ierakstiet līdzīgas lietas tiesību aktā vienā vispārīgā sadaļā, norādot kopējo lietu skaitu. Akts jāparaksta organizācijas darbiniekam, kurš piedalījās dokumentu vērtības pārbaudē. Pēc tam aktu apstiprina galva.
4. solis
Atlasiet iznīcināšanas gadījumus, izmantojot lapas skatu. Tas ļaus nepalaist garām nepieciešamo dokumentu, kas nejauši iekļuvis failā. Ja kādi materiāli ilgu laiku atrodas uzglabāšanas vietā, tos var selektīvi ritināt, lai noteiktu dokumentu atbilstību.
5. solis
Izvēlieties aktā iekļauto dokumentu iznīcināšanas metodi. Tos var sadedzināt vai izmantot šim nolūkam papīra smalcinātāju. Dažreiz iznīcināmos materiālus nodod iznīcināšanai specializētā uzņēmumā, noformējot procedūru ar pieņemšanas apliecību un atbilstošu rēķinu. Pēdējo metodi visbiežāk izmanto, ja dokumentācijas apjoms ir ievērojams. Lai nodrošinātu konfidencialitāti, lietu pārsūtīšana un to iznīcināšana parasti tiek veikta organizācijas darbinieka uzraudzībā.
